Trata-se da substituição do antigo modelo de armazenamento de servidores locais (pastas de rede) pela solução em nuvem do Google Drive. O Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação (CTIC) realizará o upload de todos os dados de forma centralizada e automatizada. Fique tranquilo: você não precisa realizar o upload manual dos arquivos de trabalho que já estão na rede.

É dever de todo servidor resguardar o sigilo de suas credenciais. É expressamente proibido realizar o compartilhamento de pastas ou arquivos corporativos com e-mails particulares (como contas @gmail.com) ou externos à administração pública, salvo em casos excepcionais com autorização formal. Para os administradores, é obrigatório manter a Verificação em Duas Etapas (2FA) ativada continuamente. O descumprimento desta regra acarreta na revogação sumária de todos os privilégios de gestão.

Meu Drive: É o seu espaço individual, voltado exclusivamente para arquivos pessoais de trabalho e rascunhos de documentos particulares.

Drives Compartilhados: É o repositório oficial e coletivo do setor. Aqui os arquivos pertencem institucionalmente à SESP/PR, e não a um indivíduo. Se um servidor for transferido ou sair da unidade, todos os arquivos permanecem integralmente preservados e acessíveis para o restante da equipe.

Sim. Além do acesso tradicional via navegador web (drive.google.com), os servidores poderão utilizar o aplicativo Drive para Desktop. Essa ferramenta integra a estrutura de nuvem diretamente ao Windows Explorer, fazendo com que o Google Drive funcione de maneira idêntica a uma unidade de disco local fixa no computador, do mesmo jeito que as pastas de rede funcionam.

O ambiente traz recursos avançados que superam as pastas de rede tradicionais:

• Colaboração em tempo real: Múltiplos servidores podem editar o mesmo documento simultaneamente, com visualização de cursores em cores e inserção de comentários sem alterar o texto original. Isso elimina o tráfego excessivo de documentos e anexos repetidos por e-mail.
• Rastreabilidade Total: A plataforma mantém logs completos e detalhados de auditoria. É possível identificar com precisão quem criou, editou, visualizou ou deletou qualquer documento.
• Alta Disponibilidade: Por estar em nuvem, a infraestrutura garante redundância geográfica. Os dados permanecem acessíveis e resilientes mesmo no caso de falhas físicas locais nos datacenters.

Com a gestão descentralizada do Google Drive, cada setor terá autonomia para gerenciar seus usuários e permissões. Para que isso ocorra com segurança, além de cada Chefia de Setor, deve-se indicar obrigatoriamente uma ou duas pessoas de sua equipe para atuarem como Administradores Setoriais. Essa indicação em dupla serve para cobrir contingências funcionais, garantindo que a unidade não fique desassistida em períodos de férias, licenças ou afastamentos de um servidor.

O CTIC realiza a migração dos dados de forma automatizada, porém o acesso administrativo e a criação definitiva do Drive Compartilhado do setor estão estritamente condicionados à assinatura eletrônica do Termo de Responsabilidade e Ciência de Gerenciamento. Se o termo não for formalizado, a pasta do setor permanecerá permanentemente em modo de "apenas leitura" nos servidores antigos, impedindo que a unidade realize novos trabalhos na plataforma.

Sim, desde que fique atento ao prazo regulamentar. O arquivo excluído vai para a lixeira do usuário e permanece lá por 30 dias. Nesse período, você mesmo pode acessar a lixeira e restaurá-lo diretamente. Após isso, o sistema executa a limpeza automatizada e definitiva. A partir desse momento, os dados são perdidos de forma irreversível e permanente.

A Verificação em Duas Etapas, também conhecida como 2FA, é um mecanismo de segurança que exige duas formas de confirmação de identidade para acessar uma conta.

Além da senha, o usuário precisa confirmar o acesso por meio de um segundo fator, como:

• Um código gerado em aplicativo autenticador;

• Um código enviado para um número de celular cadastrado.

Esse processo garante que, mesmo que a senha seja descoberta, terceiros não consigam acessar a conta sem o segundo fator de verificação.

A SESP adotou a Verificação em Duas Etapas como medida preventiva para:

• Reduzir riscos de acessos não autorizados;

• Proteger dados institucionais e informações sensíveis;

• Prevenir fraudes, vazamentos de dados e uso indevido de contas;

• Atender boas práticas de segurança da informação.

A adoção dessa medida está alinhada às diretrizes de segurança da informação estabelecidas por normativos nacionais e institucionais, incluindo:

• Política de Segurança da Informação da Administração Pública Federal, instituída pelo Decreto nº 9.637/2018;

• Normas da ABNT NBR ISO/IEC 27001 e 27002, que tratam dos controles de segurança da informação;

• Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 – LGPD), que estabelece a adoção de medidas técnicas e administrativas para proteção de dados pessoais.

Recomenda-se que o usuário configure no mínimo dois métodos de verificação em duas etapas, conforme descrito abaixo:

1. Aplicativo autenticador

Aplicativo instalado no celular que gera códigos temporários para confirmação de login.

2. Número de telefone para SMS ou chamada telefônica

Para contas nominais, pode ser utilizado telefone pessoal do titular da conta. Para contas de setor, deve ser utilizado telefone institucional, sendo vedado o uso de número pessoal de servidores ou colaboradores.

3. Códigos alternativos (backup)

Códigos de uso único gerados pelo Google que permitem acesso à conta em situações emergenciais.

A combinação desses métodos garante maior segurança e reduz o risco de bloqueio de acesso à conta institucional.

Tempo estimado para configuração completa: 5 a 10 minutos.

Não. A verificação em duas etapas é obrigatória para contas institucionais.

O acesso à conta poderá ser bloqueado após o início da obrigatoriedade.

Não. Contas de setor não devem ser vinculadas a números ou telefones pessoais. Nesses casos, deve ser utilizado o institucional do setor.

Sim. Em situações excepcionais, mediante solicitação formal e validação da identidade do usuário, o CTIC poderá realizar a reativação do acesso à conta institucional, possibilitando a reconfiguração da verificação em duas etapas.

Em caso de dúvidas, dificuldades ou problemas, o usuário deverá acionar o suporte técnico do CTIC/SESP pelos canais oficiais.

O CTIC poderá prestar suporte nos casos de perda de acesso ao segundo fator de autenticação, realizando, quando necessário, a reativação controlada da conta institucional, exclusivamente para fins de reconfiguração dos métodos de segurança.

O CTIC não realiza:

• Configuração de aplicativos autenticadores no dispositivo pessoal do usuário;

• Guarda ou recuperação de códigos alternativos;

• Acesso a contas sem validação formal da identidade do solicitante.